Administrativa rutiner

1. Faktauppgifter (ansvarställe, adresser, kontakt m.m.)
2. Administrativ personal - ansvarsområden
3. Service
4. Personaladministration
5. Utbildningsadministration
6. Ekonomi
7. Inköp
8. Resor och konferenser

1. Faktauppgifter

Ansvarsställe: 1150

Faktureringsadress
Göteborgs universitet
Inst. för litteratur, idéhistoria och religion
Box 1023
831 29 ÖSTERSUND

Leveransadress för större försändelser, pallar med avhandlingar etc
Lundgrensgatan 5
412 56 GÖTEBORG

Besöksadress och leveransadress av paket
Renströmsgatan 6
412 55 GÖTEBORG

• Expedition: expedition@lir.gu.se, tel: 1115
• IT-support: support@gu.se, tel: 2020
• Vaktmästare: vaktm@hum.gu.se
• Blankettbibliotek: http://blanketter.gu.se/
• Frågor om postförsändelser: Sussi 0708-731 762
   

I Ekonomifakta finns information om LOP, prisbasbelopp, momssatser, bank- och postgiro till GU, etc: http://www.ea.adm.gu.se/ekonomifakta_ekonomiavdelningen/

2. Administrativ personal - ansvarsområden

Ulla-Britt Ericsson, Institutionsekonom
Budgetfrågor, ekonomihantering, stf. administrativ chef
Tel: 4560
E-post: ulla-britt.ericsson@lir.gu.se

Eva Högberg, Institutionsadministratör
Ekonomi, utbildningsadministration
Tel. 1254
E-post: eva.hogberg@lir.gu.se

Pernilla Josefson, Institutionsadministratör
Reseadministration, utbildningsadministration
Tel: 1562
E-post: pernilla.josefson@lir.gu.se

Berit Kjellberg, Institutionsadministratör
Utbildningsadministration, ekonomi (fakturahantering), inköp, administrativ service
Tel: 4561
E-post: berit.kjellberg@lir.gu.se

Carina Agnesdotter, Studievägledare
Tel: 4555
Studievägledare litteraturvetenskap och teaterstudier, webbansvarig
E-post: carina.agnesdotter@lir.gu.se

Kristina Svensson, Studievägledare
Studievägledare idé- och lärdomshistoria och religionsvetenskap, personaladministration
Tel: 4519
E-post: kristina.svensson@lir.gu.se

Marita Öhman, Administrativ chef
Doktorandhandläggning
Telefon: 031-786 1563
E-post: marita.ohman@lir.gu.se

3. Service

Administratörer: Berit och Pernilla.

Om du vill ha hjälp med något, som inte ligger direkt under någon av administratörernas speciella arbetsområden, det kan vara beställningar av t.ex. toner till skrivaren eller bokning av lokaler, så ska du i första hand vända dig till expeditionen. Är det något brådskande så vänd dig direkt till någon av administratörerna.

Det går också bra att mejla direkt till vaktm@hum.gu.se om du har trasig lampa, möbler som ska flyttas etc.

När det gäller IT-frågor vänd dig direkt till IT-support support@gu.se, tel. 2020.

Kontorsmaterial

Kontorsmaterial finns i skåpet på höger sida efter postfacken i E-korridoren. På insidan dörren finns en lista där du kan skriva upp kontorsmaterial som du saknar.

Post och diarieföring

Post som är adresserad personligt sorteras in respektive postfack. Post och andra handlingar (t.ex. projektansökningar), som ska diarieföras, lämnas till Marita Öhman.

Inbokning av möten, onsdag eftermiddag

Innan du ska boka in möten på onsdag, hör med Marita om lediga tider.

Larm och tillträde till lokalerna

Instruktion om oavsiktligt larm utlösts finns att hämta på expeditionen. Det är inte tillåtet att vistas i våra lokaler mellan kl. 23.00 – 05.00 utan särskilt tillstånd, se Humanistiska fakultetens tillträdespolicy: http://hum.gu.se/digitalAssets/1224/1224210_tilltradespolicy2007b.pdf

4. Personaladministration

Administratörer: Kristina och Marita

Egenrapportering

Finns under Min sida i Medarbetarportalen. Är du, trots informationen nedan, osäker på hur du ska göra, kontakta Kristina så hjälper hon dig. Blir det fel är det krångligt att rätta till.

Du lägger själv in:

• Personliga uppgifter - under fliken person lägger du in dina personliga uppgifter såsom hemadress, anhöriga (om något skulle hända dig), etc.
• Semester (uppgifter om semester finns under saldon)
• Kvällstjänstgöring, måste läggas in om du ska ha den extra ersättning som utgår
• Övertid/mertid
• Alla typer av ledigheter
• Sjukdom – anmäls första dagen till expeditionen per telefon eller mail.
  Sjukdom kortare än 7 dagar rapporterar du själv in i Egenrapporteringen när du är frisk.
  För sjukdom längre än 7 dagar krävs läkarintyg, som tillsammans med blanketten Försäkran i samband med sjukdomsfall, finns i blankettbiblioteket, sänds till
  
  Göteborgs universitet
  Löneadministrationen
  Box 100
  405 30 GÖTEBORG

Arvoden

För att få ersättning för undervisning som gjorts av en person som inte har tjänst, kontakta Kristina. Det kan gälla offentliga föreläsningar, opponentarvode, timundervisning, etc.

Arvoden utländska besökare

Vid besök av forskare från utlandet så måste det förberedas i god innan besöket för att utbetalning av arvode ska ske så smidigt som möjligt. Vi måste ansöka om SINK-beslut (Särskild Inkomstskatt för utomlands bosatta).

Doktoranders förlängningar, tjänster etc

Ta kontakt med Marita.

Ograduerade medel - doktorander

Ansökan om ograduerade medel görs genom att du ställer en ansökan till institutionen om hur mycket pengar du söker samt vad ansökan gäller. Lämnas först till handledaren som gör en bedömning. Därefter lämnas ansökan till Marita Öhman eller viceprefekten Henrik Björck, som tar beslut på uppdrag av prefekten.

Till Blankett för ansökan om doktorandmedel

Personalblanketter

I blankettbiblioteket finns bl.a. nedanstående blanketter att hämta:

• Läkarvård/läkemedelsersättning
• Friskvård
• Arvodesuppgifter
• Övriga personal- och ekonomiblanketter

5. Utbildningsadministration

Administratörer: Berit, Eva och Pernilla

Betygsrapportering

• När du får tillbaka en salstentamen så får du samtidigt en rutlista för ifyllande av betyg – underlag för inrapporteringen. Har du haft en hemtentamen vänd dig till expeditionen för att få en rutlista.
• Vid inrapportering av enstaka resultat använd blanketten Betygsrapportering, finns på expeditionen eller kan hämtas nedan.
• Blankett/tentor lämnas på expeditionen eller läggs i postfacket till respektive ämnes utbildningsadministratör.
• Vid inrapportering av läskurser för doktorander så ska kursen anges både på svenska och engelska och lämnas till Marita. 
   

Blanketter för betygsrapprtering

Uppsatser

Särskilda anvisningar vad gäller vid hantering av uppsatser såsom arkivering av uppsatser, försättssida, GUPEA etc har utarbetats. Du hittar informationen i GUL under respektive uppsatskurs.

Scheman, kursplaner, litteraturlistor, tentamina etc.

Tillsvidare sköter administratörerna för sina respektive gamla ämnen detta. Det handläggs lite olika i samråd med studierektorerna.

Tänk på att administratörerna måste ha kopior på seminariematerial, tentamensfrågor etc för arkivering.

Inlämningsuppgifter från studenter

Allt som ska lämnas in av studenter ska lämnas till expeditionen eller läggas i den svarta brevlådan tvärs över korridoren. Lärarna informerar studenterna om detta i samband med inlämningsuppgifter och hemtentamina. Uppmana också studenterna att noga skriva sitt namn och personnummer på det inlämnade samt vem som ska ha det. Lärarna kan också göra försättssidor till sina hemtentor etc så att alla uppgifter kommer med.

6. Ekonomi

Administratörer: Ulla-Britt, Eva och Berit

Projekt (EKO), ekonomiska rapporter, projektrapporter, etc

Administratör: Eva Högberg
Du vänder dig till Eva om du vill ha en aktuell projektställning, frågor om projekt, etc.

Kalkylmallar för uträkning av bidrag och uppdrag för projekt etc. finnsi Medarbetarportalen under Verktyg.

Fakturor på utfört arbete

Om du har undervisat utanför institutionen, inom eller utanför universitetet, så tar du kontakt med Eva som fakturerar.
Observera! Det är viktigt att du ger Eva underlag för fakturering.

Blanketten Ersättning för utlägg hittar du i blankettbiblioteket under fliken Ekonomi.

7. Inköp

Administratör: Berit
Avtalsdatabas: http://www.ea.adm.gu.se/Avtalsdatabas/

Vid alla inköp ska de företag som universitetet har avtal med anlitas. Endast när en vara/tjänst inte finns hos de vi har avtal med kan vi anlita andra företag. I avtalsdatabasen hittar du uppgifter om vilka företag vi har avtal med.

Inköp, material

Vid inköp ska beställningen göras genom Berit, utom när det gäller böcker, se nedan.

Inköp, böcker

Så här beställer du böcker:

• Vid inköp av kurslitteratur (lärarexemplar) så ska studierektorerna först tillfrågas och godkänna (gärna över mail så det finns dokumenterat).
• Vid inköp av böcker till din forskning så gäller reglerna i styrdokumentet Riktlinjer för anställda - finns på webben under Om oss - Styrdokument.
• Doktorander som behöver köpa in böcker till sitt avhandlingsarbete kan söka ”Ograduerade medel”.

8. Resor

Administratör: Pernilla

I Resehandboken hittar du det mesta du behöver veta när du reser, såsom:

• Universitetets resepolicy
• Försäkringar vid tjänsteresor
• Ramavtal – vilka resebyråer, hotell- och konferensanläggningar samt taxiföretag som vid ska anlita
   

Om du vill veta mer om hur du rapporterar in din resa i Medarbetarportalens Egenrapportering, ta del av instruktionsfilmen i Egenrapporteringen:
http://tutorials.portalen.gu.se/egenrapportering.html

Reseräkning ska registreras i Egenrapporteringen senast en månad efter avslutad resa. Under fliken resor och guidad reserapportering lägger du in din resa.

På expeditionen finns en mer detaljerad information om reserutiner som t.ex. reseorder, resebeställning, betalning av konferensavgifter, inbjudna gästföreläsare i samband med disputationer etc. Har du frågor så vänd dig till Pernilla.